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出発までの流れ

「合宿場所と日程は決まった!だけど出発まで一体どのように準備をすればいいの??」
そんな方のために、”合宿が決定してから出発当日までの流れ”を簡単にご説明します!

日程の連絡・下見 メンバーへの連絡・下見・出欠確認
出発準備〜人数確認・集金〜 予約金入金・人数確認
出発直前〜最終準備から当日まで〜 保険加入・精算
この3つのステップを踏まえた上で、実際の流れを確認していきましょう。
日程の連絡・下見
日程の連絡・下見
下見で旅館の方と打ち合わせ 実際話すとすごく安心!!

事前に現地を下見しておき、イメージを膨らませておくことが、合宿の成功の大きな 要因になります。旅館の方も皆さんがどういう団体なのか、実際に話しておきたいという要望が多いです。
下見の日程が決まり次第、営業担当まで連絡をお願い致します。

合宿日程を連絡する

合宿の日程を連絡するのが直前になってしまうと、実家に帰ってしまったり、アルバイトのシフトを入れてしまう子がいます。
合宿の詳細が決定したら、遅くても2〜3ヶ月前には団体のメンバーに日程を広報しましょう。

2ヶ月前〜1か月前 出欠確認を始める

長期休暇の場合、テストを挟んでしまうのでメンバーで集まる機会も少なくなってきます。
2ヶ月前〜1ヶ月前を目安として、徐々に出欠確認を取っていきましょう。
具体的な人数でなく、「どうやっても参加できない」という人だけでも確認をしておいた方が安全です。参加が確定した人からは、一部金という形で集金を行っておくと、以降の入金関係が楽になります。
(一人当たりの合宿費の3分の1以上を目安として集金しておくとよいでしょう)

人数確認を始めるの、少し早くないですか?

早めの人数確認は実は、いろんなメリットがあるんです!

  • 予算を早めに連絡することができる
  • 当日のスケジュール組み立てやすくなる
  • 貸切バスのサイズなどの変更に関しても余裕がでる
  • 合宿以外の他の予定をいれやすくなる

逆に人数の確認が直前になってしまうと…

  • 人数が予定より大幅に増えた場合 → 部屋数の確保が難しくなる、
    貸切バスに参加者が乗り切らなくなる
  • 人数が予定より大幅に減った場合 → 宿泊施設から
    キャンセル料を
    請求される可能性がある

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出発準備〜人数確認・集金〜
出発準備〜人数確認・集金〜 1か月前 宿泊予約金の入金、人数の報告

1ヶ月前までに、宿泊予約金の入金と、現時点の人数の報告を行ってください。 入金は、ご来店もしくはお振込みで行ってください。来店での入金時に合わせて打ち合わせを行う団体も多くいらっしゃいます。

人数の報告は、わかる範囲で構いませんので男女・学年・先生別の報告をお願い致します。
また、貸切バスについて変更がある場合は、14日前からは取消料が掛かりますのでお早めにご連絡をください。

1.合宿の途中で帰らないといけなくなった! 2.途中からなら参加できるんですけど…

もちろん可能です!!

  • いつまでorいつから食事を食べるのか
  • 帰るor来る時間はいつ頃か
  • 交通手段

を事前に確認しておいてください!

※例:人数報告書にて報告
お振込みについて

お振込みの際は、必ず団体名でのお振込みをお願いいたします。

個人名義でのお振込みの場合、その旨を営業担当にお伝えください。
またお振込み先は営業所によって異なりますので、営業担当にお問い合わせください。

1か月前 担当者との打ち合わせ お気軽になんでもご相談して下さい!

合宿当日も近づいてきて、より具体的な質問や不安な点が出てくると思います。
担当者は皆様の合宿を成功させるため、色々なサポートやアドバイスを致しますので、お気軽に打合せ希望のご連絡をしてください。
ご来店での打ち合わせが困難な方は、電話口で対応させていただきます。

〜15日前 貸切バス残金の入金、人数報告

出発の15日前までに、貸切バスの残金と、現時点の人数の報告を行ってください。入金は、ご来店もしくはお振込みで行ってください。
人数の報告は、男女・学年・先生別の報告をお願い致します。
貸切バスの取消・各変更については、14日前から取消料がかかります。

1週間前 人数報告

人数の報告は、男女・学年・先生別の報告をお願い致します。
また、一度旅館の方に挨拶の意味も込めて挨拶の電話をしておきましょう。

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出発直前〜最終準備から当日まで〜
出発直前〜最終準備から当日まで〜 〜3日前 旅行障害保険加入

旅行傷害保険の加入は任意ですが、万一の事故等のために加入することをお勧めします。
(1)保険加入申込票 (2)旅行傷害保険名簿 (3)入金 の3点の確認が取れた時点でお申込の手続を致します。

※保険お申込後の取消、返金は出来ませんのでご了承ください。
※出発3日前が土日祝日の場合は、出発前の金曜日までが期日となります。

保険に加入したんですが、合宿中にケガ人がでました!どうすればいいですか?
事故の状況等、詳しくご連絡下さい!! ※例:旅行傷害保険加入申込票※例:旅行傷害保険名簿

事故の状況等詳しくお聞きした上で、保険の申請を致しますので事故後1ヶ月以内に営業担当までご連絡ください。

出発前日 最終確認

貸切バス利用の場合、バス会社名・当日の連絡先を当社よりお伝えします。
※緊急連絡先とは、バス会社の車庫の番号です。車内に忘れ物をした場合など、直接ご連絡ください。
また、人数に変更が出てしまった場合も、必ずご連絡ください。

出発当日

貸切バス利用の場合、有料道路代・駐車代、入場料等はお客様のご負担となります。バスの乗務員に直接お渡しください。
また、当日になって人数の変更が出た場合、必ず旅館の方にご連絡をしてください。

合宿最終日 宿泊先での精算

事前に当社にお支払い頂いた金額(宿泊申込金・宿泊予約金)を差し引いてご精算ください。

支払い金額計算式

支払金額=< 宿泊費+利用施設費+その他(入湯税等) >−< 宿泊申込金+宿泊予約金 >

例:以下の条件の場合の現地での支払金額

20名様、1泊、宿泊申込金を10,000円、宿泊予約金を20,000円頂いていた場合。

  • 宿泊費:¥6,825/1泊3食
  • 入湯税:¥150/1泊
  • コンパ会場費:¥525/お1人様1晩
  • 人数:20名
  • 宿泊申込金:¥10,000
  • 宿泊予約金:¥20,000

(¥6,825+¥150+¥525)×20名様−(¥10,000+¥20,000)=¥120,000

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